Persondata politik

Lov om persondata

Den 25. maj 2018 trådte ny europæisk persondataforordning i kraft.
Personhenførbare – og personrelaterede oplysninger, omfatter efter ny EU lovgivning også e-mail adresse, fødselsdag, CVR-nummer, nummerplade med mere. Alle oplysninger skal behandles fortroligt og Ringsted Forsyning vil behandle dine oplysninger sikkert og fortroligt.

Hvorfor har vi brug for din information?

Denne information har til formål at oplyse dig om, hvordan koncernen Ringsted Forsyning (“Ringsted Forsyning”, “os”, “vores”, “vi”) indsamler og behandler oplysninger om dig, når du besøger vores hjemmeside, når du benytter dig af vores selvbetjeningsløsning, tilmelder dig vores SMS Tjeneste, og som led i varetagelsen af dit kundeforhold med et eller flere af vores datterselskaber.

Denne information gælder for personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi indsamler og modtager via Ringsted Forsyning A/S’s hjemmeside, www.ringstedforsyning.dk (“Hjemmesiden”) samt modtager fra vores datterselskaber i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og afregning af dit forbrug.

Vi forsyner byer med vand, spildevandsafledning og fjernvarme.

Koncernen Ringsted Forsyning

Ringsted Forsyning A/S, CVR-nummer 29777373, omfatter nedenstående selskaber, som er 100% ejede datterselskaber:

• Ringsted Vand A/S, CVR-nummer 31152054, Bragesvej 18, 4100 Ringsted
• Ringsted Spildevand A/S, CVR-nummer 31152062, Bragesvej 18, 4100 Ringsted
• Ringsted Centralrenseanlæg A/S, CVR-nummer 33374046, Bragesvej 18, 4100 Ringsted
• Ringsted Fjernvarme A/S, CVR-nummer 34609705, Bragesvej 18, 4100 Ringsted
• Ringsted Kraftvarmeværk A/S, CVR-nummer 34083517, Bragesvej 18, 4100 Ringsted

Koncernens driftsselskab er Ringsted Forsyning A/S, der som det eneste bemandede selskab forestår den samlede administration i koncernen.

Ringsted Forsyning A/S er dataansvarlig for de behandlingsaktiviteter du finder under afsnittet “formål og retsgrundlag”.

Ønsker du at læse en mere detaljeret version af afsnittet om koncernen som dataansvarlig, skal du klikke på dette link: Detaljerede oplysninger om persondata

Oversigt og retsgrundlag

Ringsted Forsyning indsamler og behandler personoplysninger i det omfang, dette er nødvendigt til opfyldelse af hovedsageligt følgende formål:

• Administration i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og afregning af dit forbrug
• Administration i forbindelse med opfyldelse af aftale om levering af fjernvarme, og afregning af dit forbrug i den forbindelse
• Optimering af drift og sikring af forsyningssikkerheden i Ringsted Forsyning
• Såfremt vi behandler CPR-numre efter inddrivelseslovens § 2, stk. 5-6 sker det med det formål at inddrive fordringer
• Vi benytter cpr-numre til følgende formal:
  • Udbetaling via nem-konto
  • Henvendelser via e-boks
• Ansættelse og administration af det løbende ansættelsesforhold, herunder administration af lønudbetalinger og personalegoder, uddannelse og medarbejderudvikling, forsikrings- og skattekrav, beskyttelse af medarbejdere og rapportering til offentlige myndigheder.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger er artikel 6 i persondataforordningen, inddrivelsesloven og databeskyttelsesloven. Du kan læse om disse love her: Lov om persondata, inddrivelsesloven og databeskyttelsesloven

Ønsker du at læse en mere detaljeret version af afsnittet om “formål og retsgrundlag” skal du klikke på dette link: Detaljerde oplysninger om persondata

Hvordan indhenter vi oplysninger?

Ringsted Forsyning lægger vægt på, at vores kunder, medarbejdere og samarbejdspartnere er trygge ved den måde, vi behandler personoplysninger på, og at det sker i fuld overensstemmelse med lovgivningen.

Ringsted Forsyning indsamler og databehandler personoplysninger som fx navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse og telefonnummer samt oplysninger om forbrug og korrespondance m.v.

Det gør vi for at kunne levere varme, bygas, vand og afløb, samt for bedst muligt at kunne administrere dit kundeforhold, ansættelsesforhold eller øvrige aftaleforhold i relation til HOFOR.

De personlige oplninger, du afgiver til os, behandles fortroligt og videregives kun, hvis det har et nødvendigt formål, og det sker altid med instruks om lovpligtig databeskyttelse.

Vi vil i de fleste tilfælde indsamle oplysningerne direkte fra dig. Vi vil dog også indsamle oplysninger om dig fra andre kilder, herunder indberetninger om vandforbrug fra private vandværker som vi samarbejder med i forbindelse med beregning af spildevand.

Hvem har dine oplysninger?

Dine personoplysninger kan overlades til vores databehandlere, der behandler oplysninger på vores vegne, herunder vores eksterne samarbejdspartnere Optimeo, som bistår med drift og udvikling af Hjemmesiden.

Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores databehandlere, der lever op til kravene i Databeskyttelsesforordningens art. 28 og som pålægger disse databehandlere at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af dine rettigheder.

Dine personoplysninger kan endvidere videregives til din kommune, SKAT og andre offentlige myndigheder i det omfang, det er nødvendigt, eller hvis vi er forpligtet til at videregive oplysningerne i henhold til lov.

Oplysninger om dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer kan videregives til entreprenører og leverandører i det omfang, de skal levere en ydelse som berører dig, herunder f.eks. i forbindelse med kloak- og ledningsvedligeholdelsesarbejder.

Ingen tredjepart

Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande, dvs. lande uden for EU eller EØS.

Hvilke rettigheder har du?

Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi som dataansvarlig  oplyse dig om dine rettigheder.

Du kan læse en detaljeret beskrivelse af dine rettigheder, ved at klikke på dette link: Detaljerede oplysninger om persondata og dine rettigheder

Sådan slettes dine data

Dine personoplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt formål med deres fortsatte opbevaring. Her ses en række eksempler herpå:

• Oplysninger indsamlet om din brug af Hjemmesiden jf. pkt. 2.1. slettes senest, når du ikke har gjort brug af Hjemmesiden i 1 år.
• Oplysninger indsamlet i forbindelse med at du benytter vores kontaktformular, jf. pkt. 2.2 slettes som udgangspunkt efter, at det forhold, som henvendelsen vedrører, er håndteret.
• Oplysninger indsamlet i forbindelse med dit kundeforhold, jf. pkt. 2.3 slettes som udgangspunkt senest 3 år efter, at du er flyttet. Oplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare i henhold til bogføringsloven slettes dog tidligst 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som oplysningerne relaterer sig til.
• Oplysninger indsamlet i forbindelse med at du benytter vores selvbetjeningsløsning, jf. pkt. 2.4 slettes som udgangspunkt senest 3 år efter, at du er flyttet. Oplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare i henhold til bogføringsloven slettes dog tidligst 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som oplysningerne relaterer sig til.
• Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til vores SMS Tjeneste, jf. pkt. 2.5 slettes senest [2 år] efter, at du har afmeldt dig tjenesten eller vi får oplysninger om, at du er fraflyttet adressen.
• Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, f.eks. hvis det er nødvendigt for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvis opbevaring er nødvendig for, at vi kan opfylde lovkrav. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår for at opfylde bogføringslovens krav.

Du finder informationer om punkterne, som refereres til i dette afsnit, ved at åbne dokumentet med detaljerede oplysninger via dette link: Detaljerede oplysninger om persondata 

Din sikkerhed er vigtig for os

Din sikkerhed garanters ved:

• At vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
• at det kun er medarbejdere, der har et relevant og sagligt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, som har adgang til disse.

Ringsted Forsyning er dataansvarlig for de personoplysninger, som indsamles om dig.

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne information, eller du ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder beskrevet i pkt. 6 i dette dokument “detaljer om dine rettigeheder“, kan du kontakte os:

Ringsted Forsyning A/S
CVR-nr.: 29777373

Bragesvej 18, 4100 Ringsted

E-mail adresse: info@ringstedforsyning.dk
Tlf. nr: 69 89 80 00